Los 5 errores más frecuentes en las reuniones laborales

¿Cada vez que vas a una reunión de trabajo tienes la sensación de que pierdes el tiempo? ¿Estás harto de encuentros laborales improductivos? Aunque las reuniones son una herramienta fundamental para fomentar el trabajo en equipo, las empresas no siempre son capaces de sacarles el máximo partido. De hecho, una de las quejas más habituales de los empleados tiene que ver con el exceso de reuniones: ¿no sería posible llegar a los mismos acuerdos en un solo día? Pues probablemente sí, pero para ello es imprescindible una buena planificación del encuentro y una predisposición adecuada de los trabajadores.

En todo caso, para que una reunión funcione es importante analizar qué ha fallado en anteriores ocasiones. ¿No se redactó la orden del día? ¿Los compañeros trasladaron sus conflictos personales a la reunión? ¿El responsable del departamento no se explicó de forma clara? En este post, te presentamos los 5 errores más habituales en los encuentros de trabajo. Además de describirlos, intentamos proponerte algunas soluciones para avanzar. ¿Y tú? ¿Con qué dificultades te has encontrado en tu empresa? ¡Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario!

5 errores que debemos evitar en las reuniones de trabajo

1. Falta de planificación. Ante el riesgo de perder el tiempo, es fundamental afrontar la reunión con un guion previo. Aunque siempre pueden surgir imprevistos, ceñirse al acta del día ayuda a agilizar el encuentro y a dejar claros los objetivos propuestos.

2. Intervenciones poco equilibradas. ¿Algunos compañeros monopolizan la reunión e impiden que otras personas se expresen? Si detectáis problemas de este tipo, haced trabajo conjunto para repartir responsabilidades. Es importante que todo el mundo intervenga y se sienta parte del equipo.

 

3. Conflictos personales. Cuando los problemas tensan alguna relación laboral, es importante que el conflicto se resuelva abiertamente. ¿Cómo? Pues sentándose en una mesa y analizando qué ha fallado. Si el diálogo no fluye del todo, también se puede optar por un proceso de mediación. Además, es interesante que las empresas propongan actividades de coaching para incidir en este tipo de conflictos.

 

4. Falta de seguimiento de los acuerdos. Es cierto, en las reuniones todo son propuestas y buenas ideas. Pero, al final, ¿se acaban llevando a cabo? Para no perder de vista los objetivos, conviene hacer un seguimiento de los acuerdos a los que se llega. En este sentido, puede ser útil que se delegue esta tarea en un grupo determinado de personas.

 

5. Ausencia de moderador. Aunque en las reuniones debe haber algunos minutos para la toma de contacto, es importante no perder el tiempo contando anécdotas o explicando experiencias de la vida personal. De hecho, cada vez son más las empresas que incorporan la figura del moderador. Su función no es solo controlar que no se pierda el tiempo, sino que los conflictos no bloqueen la reunión. Las salas son un espacio de intercambio de ideas, no un gallinero. Así pues, procura mantener una actitud adecuada.