EL TÉCNICO AUXILIAR ADMINISTRATIVO EN LA EMPRESA Introducción Concepto de empresa Características de la empresa Elementos de la empresa Funciones de la empresa Tipos de empresa Según las relaciones con las otras empresas y con los clientes Según el sector de la actividad Según la forma jurídica Según su tamaño Según su ámbito de actuación Según la cuota de mercado que poseen las empresas El plan de empresa Características del Plan de Empresa Contenido del Plan de Empresa Tipos de Plan de Empresa Consejos para elaborar un plan de empresa Forma jurídica de la empresa El organigrama empresarial Funciones del organigrama Ventajas Desventajas Tipos de organigrama Clasificación de un organigrama La imagen corporativa El perfil del auxiliar administrativo Características de la administración El papel del administrador ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Organización interna de la empresa Organización formal e informal Estructura organizacional Tipos de estructura organizacional Organización Organización funcional Organización departamental Organización geográfica Ergonomía del puesto de trabajo El estrés laboral ¿Cómo se produce el estrés laboral? Consecuencias del estrés laboral Prevenir el estrés laboral Gestión del tiempo en la empresa Ventajas de la Gestión del Tiempo El archivo Obligación legal de conservar la documentación LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA Sistemas de información empresarial ¿Qué es un sistema de información? La información como recurso de las empresas Importancia de los sistemas de información Una sociedad de información global El proceso de comunicación Las funciones de la comunicación Elementos básicos de la comunicación Tipos de comunicación Barreras en el proceso de la comunicación ¿Cómo mejorar las barreras de comunicación? Los medios de comunicación Objetivos de los medios de comunicación Clasificación de los medios de comunicación La comunicación virtual Objetivos Tipos Motivación y Liderazgo La motivación en el trabajo Principales teorías sobre la motivación Liderazgo en la empresa El poder Tipos de poder Empowerment en la empresa TRATAMIENTO DE CORRESPONDENCÍA Y PAQUETERÍA La comunicación escrita en las empresas públicas y privadas Funciones Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos La correcta expresión de los textos escritos Gestión de la recepción de la correspondencia Selección y clasificación Registro Distribución Preparación de la correspondencia Personas que la elaboran Número de copias Firma de la correspondencia Embalaje y empaquetado de la documentación y de los productos Medios Materiales Procedimientos Gestión de la salida de la correspondencia Libro de registro de salida Medios utilizados en el envío de correspondencia de la paquetería Envío de correspondencia Tarifas y tiempo en el envío de correspondencia Normativa Legal de Seguridad y Confidencialidad DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA BÁSICA Los impresos y documentos administrativos Concepto de impreso y documento Características de los impresos Contenido de los impresos Encabezamiento Cuerpo Pie Clases de impresos y documentos Impresos según su destino Normalización de impresos y documentos Normalización serie A Normalización serie B Normalización serie C Aspectos a tener en cuenta en las abreviaturas más frecuentes Acceso electrónico y digitalización de documentos Documentos más utilizados en el desarrollo profesional administrativo Órdenes de trabajo La nómina: componentes y registro Otros documentos administrativos Instancias Certificados Actas Informes Memorias DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRA-VENTA El pedido Formas de realizar un pedido Seguimiento del pedido Documentos administrativos en la gestión de la compra-venta Albarán o nota de entrega: elementos, requisitos, emisión y verificación El recibo: concepto, partes y domiciliación bancaria. Recepción, verificación y hoja de entrada de las mercancías Proceso de recepción Proceso de verificación Hoja de entrada Facturación Características de las facturas Registro de las facturas Tipo de facturas REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS DE OFICINA. EL ARCHIVO El archivo Finalidad e importancia del archivo Fases de elaboración de un archivo Sistema de clasificación de documentos Organización y clasificación de un archivo de oficina Clasificación Nominativa Clasificación Geográfica Clasificación por materias y asuntos Clasificación Numérica Clasificación Cronológica y Mixta Clasificación Decimal Universal Ventajas e Inconvenientes de los distintos sistemas de clasificación Expedientes, tipos de carpeta y mobiliario Expedientes Tipos de carpetas Mobiliarios y ficheros Medios de reproducción de archivos Acceso al archivo de oficina Archivos físicos Archivos informáticos Normas de conservación de documentos Destrucción de documentos ATENCIÓN AL CLIENTE Y GESTIÓN DE QUEJAS Y RECLAMACIONES La recepción del cliente Gestión de visitas Organización de la entrevista Proporcionar información Gestión de quejas y reclamaciones Redactar y atender quejas Las hojas de reclamación Las cartas de reclamación Como reducir la tensión Soluciones Estudio objetivo de la solución Propuestas de solución TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES La función Administrativa Definición Objetivos Documentos Mercantiles Clases de Documentos Mercantiles Documentos mercantiles Negociables Letra de cambio El pagaré El cheque Documentos mercantiles no Negociables El recibo La factura El vale Las notas de remisión Notas de abono Notas de crédito Gestión Administrativa de la Tesorería Gestión y planificación de la tesorería Errores en la gestión de tesorería Organización del trabajo Contable Libros contables obligatorios y auxiliares El libro auxiliar de caja El libro auxiliar de bancos Los libros auxiliares de clientes y proveedores Otros libros auxiliares Principios y conceptos contables Principios contables Criterios de valoración Análisis del Patrimonio Empresarial y sus necesidades Análisis de la estructura económica Análisis de la estructura financiera Contabilidad General Los libros de contabilidad El libro diario El libro mayor El libro de inventario y cuentas anuales Las cuentas. La teoría del cargo y del abono Gastos e ingresos de explotación Gastos e ingresos financieros. Subvenciones, donaciones y legados Gastos e ingresos excepcionales Gastos e ingresos excepcionales Gastos de personal Impuestos directos e indirectos Las cuentas anuales Modelos y normas generales para su elaboración Balance Memoria Cuentas de pérdidas y ganancias Estado de flujos de efectivo Estado de cambios en el patrimonio neto GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS Departamento de los Recursos Humanos: proceso de desarrollo Gestión del desarrollo Planes de carrera y promoción interna Procesos de Promoción y Carrera Como crear un plan de carrera Estrategias para elaborar un plan de carrera Importancia de la promoción interna EL CONTRATO DE TRABAJO Concepto y características del contrato de trabajo Elementos del contrato de trabajo Los sujetos del contrato de trabajo Derechos y obligaciones Aspectos básicos del contrato de trabajo Forma Periodo de prueba Información a los trabajadores La jornada de trabajo El descanso Las horas extraordinarias Las horas complementarias Las vacaciones Las fiestas laborales Los permisos retribuidos La movilidad funcional Obligaciones de la empresa en relación a la contratación Comunicación por medio telemático: contrat@ Los contratos de trabajo: modalidades e incentivos Contrato indefinido Contratos temporales Contratos para la formación y el aprendizaje Contratos en prácticas Contratos para personas con discapacidad Transformación en indefinidos de los contratos en prácticas, de relevo y de sustitución por anticipación de la edad de jubilación Otras formas de prestación del trabajo asalariado Modificaciones sustanciales del contrato de trabajo SUSPENSIÓN DEL CONTRATO Suspensión del contrato de trabajo Excedencias Suspensión del contrato de trabajo o reducción de jornada por causas económicas, técnicas, organizativas, de producción o derivadas de fuerza mayor Extinción del contrato de trabajo Mutuo acuerdo Causas consignadas válidamente en el contrato Expiración del período contratado o realización de la obra o servicio objeto del contrato Muerte, jubilación o extinción de la personalidad jurídica del contratante Dimisión del trabajador Muerte, incapacidad permanente total, absoluta o gran invalidez del trabajador Jubilación del trabajador Fuerza mayor Despido colectivo fundado en causas económicas, técnicas, organizativas o de producción Voluntad del trabajador con causa justificada Causas objetivas legalmente procedentes Despido disciplinario La regulación de empleo El procedimiento de despido colectivo El procedimiento de suspensión de contratos de trabajo o reducción de jornada por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción El procedimiento de extinción y suspensión de contratos de trabajo y reducción de jornada por existencia de fuerza mayor El finiquito ¿Qué tiene que contener el finiquito? Acuerdos interprofesionales Pacto colectivo extra-estatutario Convenios colectivos Comisión Consultiva Nacional de Convenios Colectivos Ordenanzas Laborales y Reglamentaciones de Trabajo Representación de los trabajadores en la empresa El conflicto colectivo Clases de conflicto colectivo La huelga Efectos El cierre patronal Actuaciones Efectos Procedimiento Judicial de Solución de Conflictos Colectivos Procedimiento Administrativo de Conflicto Colectivo Los acuerdos de solución extrajudicial de conflictos Acuerdos interprofesionales Autonómicos sobre solución extrajudicial de conflictos Actuación de la Inspección de Trabajo GESTIÓN DE NÓMINAS Y COTIZACIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL El sistema de la Seguridad Social Regímenes que integran la Seguridad Social La gestión de la Seguridad Social Obligaciones de la empresa con la Seguridad Social Acción protectora de la Seguridad Social Prestaciones de la Seguridad Social El salario El salario mínimo interprofesional Garantía del salario Retenciones por IRPF Procedimiento para el cálculo de la retención Regulación del tipo de retención Cálculo de las retenciones a cuenta del IRPF vía Internet PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES Introducción La prevención de riesgos laborales Actuaciones del empresario en materia de prevención de riesgos laborales Organización de recursos para actividades preventivas Actuaciones de los trabajadores en la prevención de riesgos laborales Comisión Nacional de Seguridad y Salud en el trabajo Gestión eficaz de la Prevención de Riesgos Laborales PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES EN OFICINAS Y ADMINISTRACIÓN Características de la actividad laboral Riesgos profesionales específicos de la familia profesional administración y oficinas Riesgos relacionados con puestos que utilicen pantalla de visualización Confort y disconfort térmico Confort y disconfort acústico ANEXOS SUPUESTOS PRÁCTICOS GLOSARIO