Para ser productivo hay que focalizar la atención y aprovechar las herramientas disponibles.

Esto implica tener claro qué hay que hacer y cómo se quiere hacer, comprometerse con las cosas que realmente interesan, además de saber escoger según el momento (situación y energía disponible) y las prioridades… en definitiva, saber gestionarse a uno mismo y a qué (foco) se dedica la atención.

En muchas ocasiones se habla de productividad con trucos sobre cómo aprovechar mejor el tiempo, cómo gestionar las interrupciones, cómo establecer fechas límite para terminar las cosas con antelación…, y no se aborda la utilización de herramientas ya disponibles en los entornos de trabajo.

Una de ellas es Outlook que, aunque inicialmente ideada como «cliente» de correo, es una potente herramienta de productividad y permite personalizar sus opciones para manejar adecuadamente GTD, evitando distracciones y automatizando su proceso.