PROGRAMA:
MODULO 1:
La función secretarial. Principales responsabilidades. Evolución del rol. Recepción. Atención. Asistencia. Administración. Asesoría. Competencias Necesarias. Atención al detalle. Puntualidad. Productividad. Autonomía. Iniciativa. Confidencialidad. Confiabilidad. Colaboración. La relación jefe- secretaria. Las claves del éxito de la secretaria ejecutiva. El rol clave en administración de agendas. Organización de viajes. Imagen de la secretaria ejecutiva.
Clarificación de objetivos y responsabilidades. Identificación de estilo de trabajo. Objetivos, prioridades. Metodología de comunicación. Toma de decisiones. Gestión de situaciones difíciles. Relación secretaria y entorno.
MODULO 2:
Definición y acuerdo de roles, objetivos y responsabilidades. Clarificación de prioridades. Definición de rutinas. Planificación y asignación del tiempo a actividades. Derivación y delegación de tareas. Organización del tiempo. Toma de decisiones. Elaboración de soluciones.
Definiciones previas. Separación de responsabilidades. Administración de reuniones.
Relevamiento de información para reuniones. Reserva de sala, materiales, requerimientos técnicos. Criterios para reagendar reuniones. Cancelación de reuniones. Reuniones imprevistas. Administración de agenda en viajes y eventos.
MODULO 3:
Modalidad, compañías, horarios y fechas, conexiones. Planificación de viajes. Reserva de vuelos. Gestión de vuelos. Reserva de hotel. Documentación. Gestión de visas. Organización de pagos y desembolsos.
Conciliación de tarjetas corporativas y personales. Rendición de gastos en efectivo. Pagos con cheques. Transferencia electrónica. Eventos de negocios. Regalos corporativos. Impuestos y servicios.
MODULO 4:
Normas de cortesía. Saludos y presentaciones. Asuntos apropiados e inapropiados de conversación. Imagen profesional. Vestimenta. Accesorios. Cuidado personal. Recepciones y reuniones. Desayuno de trabajo. Almuerzo y cenas de negocio. Organización de mesas.
Organización tecnológica de tareas. Temas delegados. Espera de respuestas. Temas urgentes. Reuniones. Recordatorios. Citas. Eventos. Conferencias. Envió de invitaciones. Confirmación de invitados. Conferencias virtuales.
MODULO 5:
Gestión de comunicaciones. Normas de cortesía escrita. Cartas. Invitaciones. Informes. Folletos. Boletines. Actas y minutas de reunión. Comunicados. Diferencias entre mail y escritura tradicional. Redacción de comunicaciones internas. Redes sociales.
Presentación corporativa y personal. Tono de voz y lenguaje corporal. Tiempo de espera. Reglas de derivación. Confidencialidad. Facilitación de información. Recolección de información. Gestión de quejas y reclamos. Reporte de llamados. Buenas prácticas de atención telefónica.