PARTE 1. ORGANIZACIÓN, GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN DE EVENTOS UNIDAD DIDÁCTICA 1. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Introducción Tipos de reuniones Terminología usada en las reuniones, juntas y asambleas Preparación de las reuniones Etapas de una reunión UNIDAD DIDÁCTICA 2. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Tipos de Eventos Organización del Evento Condiciones técnicas y económicas requeridas al servicio contratado Medios de cobro y pago UNIDAD DIDÁCTICA 3. EL ORGANIZADOR DE EVENTOS (RELACIONES PÚBLICAS) Definición y concepto de Relaciones Públicas Como montar una operación de relaciones públicas UNIDAD DIDÁCTICA 4. PROTOCOLO EMPRESARIAL PARA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Introducción Real Decreto 2099/83 Ordenamiento General de precedencias en el Estado El regalo en la empresa La etiqueta Ubicación correcta de símbolos La imagen de la empresa UNIDAD DIDÁCTICA 5. LA COMUNICACIÓN Conceptualización de la comunicación Elementos constitutivos de la comunicación Teorías de la comunicación según el contexto Obstáculos en la comunicación Tipos de comunicación UNIDAD DIDÁCTICA 6. LA COMUNICACIÓN EN EL PROTOCOLO EMPRESARIAL Políticas de Comunicación Integral (PCI) La formación comunicacional de los directivos Cómo hablar en público El comportamiento ante los medios de comunicación UNIDAD DIDÁCTICA 7. CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Cómo se planifica un acto público Tipos de eventos La seguridad en los actos UNIDAD DIDÁCTICA 8. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS (I) Concepto de certamen ferial: Tipología de ferias Formas de composición organizativa de las ferias Organización de un recinto ferial Gestión operativa de un Certamen ferial UNIDAD DIDÁCTICA 9. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS FERIALES (II) Oferta y demanda de eventos feriales Marketing y comunicación ferial Comercialización del evento UNIDAD DIDÁCTICA 10. ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS (I) Precongreso El congreso: días previos y celebración La candidatura El Comité Organizador Definición del Congreso Naturaleza del Congreso Objetivos Participantes Elección de sede y fechas La imagen Medios Comité de honor UNIDAD DIDÁCTICA 11. ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS (II) Las Secretarías del Congreso Financiación del Congreso Postcongreso UNIDAD DIDÁCTICA 12. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO (I) Deporte y protocolo Esquema general de la organización y gestión de un evento deportivo Estrategia de Marketing Elaboración de Presupuestos Creación del Comité de dirección y coordinación UNIDAD DIDÁCTICA 13. DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO (II) Planificación estratégica Fases de la planificación estratégica Planificación deportiva Tipos de planificaciones Proceso planificador La gestión deportiva Punto de encuentro entre oferta y demanda El proyecto deportivo Dirección de proyectos deportivos UNIDAD DIDÁCTICA 14. BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO Introducción Beneficios socioeconómicos fundamentales Beneficios sociopolíticos Repercusión de la imagen de las ciudades y los países y el impacto sobre el turismo de los grandes eventos UNIDAD DIDÁCTICA 15. PATROCINIO DE EVENTOS: EL PATROCINIO DE UN EVENTO DEPORTIVO Introducción El patrocinio deportivo en España Las posibilidades publicitarias de los eventos deportivos Intereses y exigencias de los patrocinadores UNIDAD DIDÁCTICA 16. HABILIDADES Y COMPETENCIAS COMUNICATIVAS Habilidades conversacionales La escucha La empatía La reformulación La aceptación incondicional La destreza de personalizar La confrontación UNIDAD DIDÁCTICA 17. PUBLICIDAD, MARKETING Y LA IDENTIDAD CORPORATIVA La publicidad Identidad corporativa ANEXO 1. EJEMPLO PRÁCTICO DE PLANIFICACIÓN DE EVENTOS ¿Por qué organizamos un evento? Planificación y Organización del Evento Formato del evento y Público objetivo Presupuesto y programación Destino y lugar de celebración PARTE 2. GESTIÓN DE PROTOCOLO UNIDAD DIDÁCTICA 1. EVENTOS Y PROTOCOLO. El concepto de protocolo Clases de protocolo Descripción de las razones y aplicaciones más habituales del protocolo en diferentes eventos. Aplicación de las técnicas de protocolo más habituales Aplicación de las técnicas más habituales de presentación personal. El protocolo aplicado a la restauración. PARTE 3. PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE EVENTOS UNIDAD DIDÁCTICA 1. EL TURISMO DE REUNIONES Y SU DEMANDA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica, situación y tendencias, el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda. Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución. UNIDAD DIDÁCTICA 2. PRINCIPALES DESTINOS TURÍSTICOS NACIONALES E INTERNACIONALES DE TURISMO DE REUNIONES. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional. UNIDAD DIDÁCTICA 3. LOS EVENTOS, SU TIPOLOGÍA Y SU MERCADO. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros. El concepto de evento. El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora. Fases del proyecto de un evento: UNIDAD DIDÁCTICA 4. EL EVENTO COMO PROYECTO: PLANIFICACIÓN, PRESUPUESTACIÓN Y ORGANIZACIÓN. Fuentes y medios de acceso a la información. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios. Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones. Programación de la logística y de los recursos humanos. Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios. Presidencias honoríficas y participación de personalidades. Confección de cronogramas. Previsión de situaciones emergentes, planes de contingencia, planes de seguridad. Presupuestación del evento: UNIDAD DIDÁCTICA 5. SERVICIOS REQUERIDOS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS. Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas. Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones. Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita. Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos. Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones. Secretaría técnica y secretaría científica. Servicios de animación cultural y producción de espectáculos. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos: Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales. Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos. Otros servicios requeridos en los eventos: UNIDAD DIDÁCTICA 6. APLICACIONES INFORMÁTICAS ESPECÍFICAS PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS. Tipos y comparación. Programas a medida y oferta estándar del mercado. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line. UNIDAD DIDÁCTICA 7. EL EVENTO COMO PROYECTO: ORGANIZACIÓN. La organización del evento: Definición de funciones y tareas. Comités y secretarías: funciones y coordinación. Gestión de colaboraciones y patrocinios. Soportes y medios para ofrecer información del evento. Difusión del evento y captación de participantes. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos. Funciones y responsabilidades. Procedimientos e instrucciones de trabajo. UNIDAD DIDÁCTICA 8. EL EVENTO COMO PROYECTO: DIRECCIÓN Y CONTROL. Control de inscripciones. Control de cobros. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos. Protección de datos personales. Documentación del evento. Procesos administrativos y contables. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones. Coordinación. Evaluación de servicios y suministros. Formalización de contratos. Documentación. Supervisión y control del desarrollo del evento. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes. Documentos de control del evento: El informe final del evento. Balances económicos. PARTE 4. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE MARKETING Y COMUNICACIÓN UNIDAD DIDÁCTICA 1. PLANIFICACIÓN DE EVENTOS DE MARKETING Y COMUNICACIÓN. Imagen y de comunicación de la empresa: - Mecenazgo, patrocinio y colaboración. - Consolidación de marcas y productos. Eventos en marketing y comunicación: - Ferias. - Actos promocionales. - Actos institucionales. - Congresos. - Recepciones. - Ruedas de prensa y otros eventos. Documentación interna de planificación. - Cronograma y Organización de eventos. - Planos, información práctica. - Seguridad del evento. Atención especial a autoridades. Comunicación de eventos entre otros: - Correspondencia. - Publicidad del evento. UNIDAD DIDÁCTICA 2. GESTIÓN Y CONTRATACIÓN DE ESPACIOS, MEDIOS Y PERSONAS PARA EVENTOS. Selección y negociación de ofertas. - Especificaciones del lugar, material y equipo necesario. - Lugares de celebración. - Proveedores de servicios. Contratación de prestación de lugares o alquiler de medios. - Contratación de servicios de logística y catering del evento. - Contratación de otros medios de apoyo al evento. Organización de recursos humanos y materiales para el desarrollo de eventos: - Personal para el evento. - Contratación y transmisión de instrucciones y normas. Prácticas habituales en la organización y gestión de eventos de marketing y comunicación. - Utilización de aplicaciones informáticas en la gestión de eventos. UNIDAD DIDÁCTICA 3. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE EVENTOS DE MARKETING Y COMUNICACIÓN. Supervisión y seguimiento de eventos. - Control de participantes. Coordinación de recursos y proveedores: puntualidad, protocolo, seguridad y coordinación de servicio técnico. Repercusión en los medios y Dossier de prensa. Calidad en los servicios de gestión de eventos. - Tratamiento de las reclamaciones y quejas. - Incidencias y actuaciones ante las desviaciones e imprevistos. Evaluación de servicios requeridos por los eventos. - Elaboración de informes de actos y eventos. - Indicadores de calidad del evento. - Cuestionarios de satisfacción. Utilización de aplicaciones informáticas en la gestión de la calidad de eventos. PARTE 5. PLAN DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN E INTERNET UNIDAD DIDÁCTICA 1. REGULACIÓN Y CÓDIGOS DEONTOLÓGICOS EN PUBLICIDAD. Normativa en materia de publicidad y derechos del consumidor. Diferenciación de conceptos clave: - Publicidad ilícita. - Publicidad subliminal. - Publicidad engañosa y desleal. Regulación publicitaria en Internet. Códigos deontológicos en el sector. UNIDAD DIDÁCTICA 2. DISEÑO DEL PLAN DE MEDIOS Y SOPORTES PUBLICITARIOS. Plan de medios: - Concepto. - Características y elementos de planificación. Medios, formas y soportes de publicidad y comunicación: - Diferenciación de medios, soportes y formas publicitarias. - Publicidad convencional y no convencional. - Internet como medio publicitario y de relaciones con clientes. Modelos de planes de medios: - Fuentes de información e investigación de medios de comunicación. - Características y diferencias. - Obtención del ranking de soportes: audiencia, costes, rentabilidad, afinidad, etc. - Cuadro de mando de una campaña publicitaria. Criterios de elección de medios y soportes: - Según producto. - Según público objetivo: targets. - Evaluación de perfiles y clientes potenciales y objetivos del plan de medios. - Tarifas y otros criterios de elección del mix del plan de medios. Formas específicas de publicidad en Internet: - Banners, Inserciones, Enlaces patrocinados, e-mails comerciales, contenidos a medida, entre otros. - Efectividad sobre otras formas y canales publicitarios tradicionales. UNIDAD DIDÁCTICA 3. EJECUCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PLAN DE MEDIOS. Calendario de inserciones publicitarias: - Representación gráfica del plan de medios. Presupuesto del plan de medios: - Confección del presupuesto total y desglosado por períodos y por medios. - Recomendaciones para la compra de espacios en medios. - Optimización del plan de medios. Ejecución del plan de medios. - Relaciones entre agencias y anunciantes. - Relaciones entre agencias y los medios. Contratación de inserciones y desarrollo de campañas publicitarias. - El contrato de publicidad. - El contrato de difusión publicitaria. - El contrato de creación publicitaria. - El contrato de patrocinio. - La contratación «on line». - Facturación. Cursaje de emisión: - Gestión eficiente del cursaje de emisión. - Elaboración de órdenes de cursaje.