Los errores m�s habituales en las reuniones de trabajo

Hay directivos que creen que las reuniones s?lo sirven para perder el tiempo, mientras que otros opinan que son el medio en el que tiene lugar la labor de direcci?n. Dado que la celebraci?n de reuniones es algo inevitable, hay que procurar que sean lo m?s productivas posible.

En estos tiempos en los que la direcci?n se entiende como una labor de equipo, no cabe duda de que no se puede pasar sin reuniones. Sin embargo, tambi?n es cierto que muchas reuniones resultan poco eficaces por estar mal organizadas; si usted conoce los siete errores m?s habituales que se cometen al organizar reuniones, estar? en condiciones de evitarlos. Los errores son los siguientes:

No se expresa claramente el objeto de la reuni?n. Cuando se prepare la convocatoria y se env?e a los interesados, no debe quedar ninguna duda respecto al objetivo que se persigue con ella. Adem?s, en el momento mismo de iniciarse la reuni?n se debe volver a definir claramente el objetivo.

La reuni?n no es el instrumento apropiado. Una reuni?n sirve para debatir una cuesti?n importante. Si se trata s?lo de informar, no es necesario convocar una reuni?n, basta con escribir una nota. antes de organizar una reuni?n, preg?ntese con sinceridad si no puede alcanzar su objetivo con una conversaci?n personal.

Mala preparaci?n. Antes de enviar la convocatoria, tiene que tener claras las siguientes cuestiones: ?qu? objetivo persigue la reuni?n? ?Cu?nto debe durar? ?D?nde se va a celebrar? ?Qui?nes deben asistir obligatoriamente, y de qui?nes se podr?a prescindir en determinadas circunstancias?

Uso de criterios arbitrarios de decisi?n. Si no se han establecido correctamente las reglas del juego, en las reuniones se acaban imponiendo no los mejores argumentos, sino las opiniones de los m?s habladores y de los que m?s poder tienen.

Ese peligro se puede evitar estructurando racionalmente el procedimiento de decisi?n al que deben atenerse todos los participantes. El proceso puede ser el siguiente: definici?n del problema; an?lisis del problema; establecimiento de los criterios con los que evaluar?n las decisiones; b?squeda de soluciones alternativas; selecci?n de la mejor soluci?n.

Conclusiones precipitadas. Los grupos suelen mostrar tendencia a centrar su atenci?n en los aspectos m?s actuales, controvertidos o espectaculares de un problema, con lo que se pasa por alto un an?lisis detenido y sistem?tico, al mismo tiempo que se toman decisiones demasiado pronto y bas?ndose en una informaci?n claramente insuficiente. Por tanto, hay que reconducir las conversaciones siempre que se desv?en de los puntos centrales.

Exceso de amor propio. En algunas reuniones se da la situaci?n de que los participantes tratan menos de resolver un problema que de airear conflictos personales, hacer exhibici?n de poder o ganar influencia. El resultado es que puede llegarse a rechazar una idea valiosa s?lo para oponerse a la persona que la ha propuesto. Por tanto, debe aclarar cuanto antes y de forma inequ?voca que las reuniones no son el lugar indicado para dirimir conflictos personales.

Seguimiento inadecuado. Las reuniones suelen terminar con la designaci?n de las personas que han de poner en pr?ctica lo que se ha decidido. Sin embargo, normalmente eso no basta; debe nombrar a alguien que se encargue de supervisar y hacer el seguimiento a esa puesta en pr?ctica. Si no lo hace as? (o si el equipo sabe que no lo hace as?) no tendr? manera de saber si la reuni?n ha sido eficaz o no ha servido para nada.

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