Plan de acogida: entrar con buen pie en la empresa

El departamento de Recursos Humanos, el jefe e incluso los compañeros son fundamentales a la hora de acoger a un nuevo compañero en la empresa. Te contamos cuál es el mejor proceso para lograr una integración rápida y eficaz.

Quién no ha sentido incertidumbre y presión a la hora de acceder a un nuevo puesto de trabajo. El desconocimiento sobre los procedimientos en la empresa, los compañeros o la relación con el jefe marcan el inicio de cualquier empleado en una compañía. Por eso, las organizaciones dan cada vez más importancia a la acogida de un nuevo trabajador a su plantilla y llevan a cabo planes específicos para estos primeros momentos, que pueden extenderse hasta los primeros meses en el puesto de trabajo.

Y es que una buena acogida permite disminuir los problemas que experimenta la persona contratada y es útil tanto para empleado como para empresa. «Las empresas que tienen alta rotación en muchos casos se debe a que no han tenido un plan de acogida en condiciones», comenta Esther Román, Directora de oficina de Page Personnel Madrid

Quién interviene en el proceso

En esta acogida pueden intervenir tanto compañeros, como el responsable o responsables y el departamento de Recursos Humanos. Esther Román conoce a través de los procesos de selección que cubren los distintos programas de acogida que efectúan las empresas con las que trabajan. «Por la experiencia que observamos siempre se debe involucrar, de manera o indirecta, el responsable directo de la persona que se incorpora. Si la empresa cuenta con un departamento de Recursos Humanos se puede implicar directamente en la acogida, pero siempre haciendo partícipe al responsable directo».

Los propios compañeros del recién llegado son uno de los pilares para que el candidato se encuentre emocional y socialmente bien en la empresa. Pero sin duda es el superior o responsable del área el que cuenta con mayor responsabilidad. Es él quién debe informar a su equipo de la nueva incorporación, de las tareas que va a desempeñar y de la presentación formal.

«El proceso en el que más éxito debe haber en términos de porcentajes es la presentación del equipo tanto a pequeña escala como a gran escala, la explicación de los conceptos más relevantes o más básicos del trabajo que va a desempeñar, el no ir retrasando el plan de formación necesario para que tenga acceso a un aprendizaje rápido y pueda desempeñar sus funciones lo más rápidamente posible» -explica Román-.

Y lo más importante es que debe haber una claridad absoluta en cuanto al puesto que desempeña esa persona, al rol que ocupa, al nivel jerárquico al que pertenece, la dependencia jerárquica, etc.». Esta información debe ofrecerse tanto antes como durante su propia integración y el superior ha de confirmar que queda claro no sólo al nuevo empleado sino a todos los integrantes del departamento.

Un plan de acogida a conciencia

El departamento de Personal o de Recursos Humanos es el encargado de efectuar un plan de acogida diseñado para sus nuevas incorporaciones. Éste debe incluir tanto actividades planeadas anteriormente a la incorporación, como para los días posteriores. Este plan de acogida debe incluir información veraz y útil para el nuevo trabajador en plantilla, como la fórmula para involucrar al superior y a su equipo.
El plan de acogida comienza incluso antes de la entrada en la empresa. Ya en el proceso de selección, el reclutador debe haber ofrecido información práctica y real sobre lo que se va a encontrar el aspirante a su llegada a la entidad. «Por la experiencia que tenemos es que cuando una empresa tienen un plan establecido y se aplica de forma estratégica a todos los empleados que se incorporan suele dar un resultado impresionante», confirma Esther Román.

Una vez presentado, es fundamental el contar con un manual de acogida. «El manual está muy bien y cada vez más empresas se animan a realizarlo porque facilita mucho el conocimiento de la filosofía de empresa. Pero debe englobar también presentación y planes de formación». Este manual, además de entregarse en mano, puede ser difundido a través de la intranet de la empresa o mediante otra comunicación. Eso sí, este manual debe renovarse anualmente y no está de más que se realicen contactos con otros departamentos de Recursos Humanos para valorar las posibles deficiencias que se den en la empresa y conocer nuevos trámites.

Según los sectores y los puestos, también es necesario contar con un periodo formativo. Éste también se considera englobado dentro del programa de acogida y puede tener distintas variantes. «A veces se les pasa 15 días a la empresa matriz y otros 15 días a la empresa de selección». Eso sí, el proceso de acogida no se considera terminado hasta que una vez transcurrido el proceso de formación, pase al menos un mes más.

Por último, el plan de acogida debe reconocer las necesidades personales del nuevo empleado, como es la conciliación de la vida personal y laboral, aunque todavía son pocas las que se fijan en este aspecto, algo a mejorar desde el punto de vista empresarial. «Las empresas buscan una permanencia y poder construir sobre la persona que se incorpora», de ahí que este punto sea fundamental.

Y la evaluación

No todas las empresas lo consideran parte del plan de acogida, pero sí son muchas las que lo incluyen como un paso más. La evaluación del candidato sirve para identificar los posibles problemas e irregularidades que se hayan podido producir en los primeros momentos de la integración y servirán para solucionarlos más adelante.

Además, la evaluación sirve para identificar la validez del candidato y su adecuación al puesto. Desde Page Personnel aclaran que se trata de un proceso desarrollado en distintas fases. «Hacemos un seguimiento exhaustivo recibiendo las impresiones del trabajador y del cliente o de su responsable directo inmediato. En la primera semana de incorporación para comprobar o confirmar que todo ha ido bien, al cabo de 15 días, al cabo de un mes y es un contrato temporal de larga duración, volvemos a hablar al cabo de tres meses. Y entendemos que hemos de hablar siempre 15 días antes de que acabe el periodo de prueba».

Partes del plan

– Acogida por parte del departamento de Recursos Humanos.

– Presentación del responsable del departamento.

– Información sobre las tareas a desarrollar y el puesto a cubrir.

– Presentación del grupo de compañeros y colaboradores.

– Entrega del manual de acogida con información útil.

– Información al resto de compañía sobre la nueva incorporación.

– Formación específica para el puesto.

– Evaluación y seguimiento.

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