La formaci�n: una ocasi�n para aprender

Son las ocho de la ma?ana. Los miembros de la organizaci?n entran arrastrando los pies en una gran sala, con un caf? y quiz? uno o dos bollos en la mano, y una mirada vidriosa que dice «?Por qu? estoy aqu??». La atm?sfera no es precisamente alegre. Se intercambian unas cuantas palabras, pero b?sicamente la estancia est? repleta de susurros de recelo y descontento.

Todos hemos presenciado una escena de este tipo y, lamentablemente, en un momento o en otro, probablemente hemos formado parte de ella: una sesi?n de formaci?n en la cual la asistencia de los empleados no se debe a su esperanza de beneficiarse de la experiencia, sino a su obligaci?n de acudir.

Con toda probabilidad, el motivo de que las personas carezcan de entusiasmo es que no comprenden claramente la finalidad de la sesi?n o que ya han tenido la experiencia de sesiones de formaci?n insatisfactorias en el pasado. Con frecuencia, se muestran reacias a la formaci?n porque, en una ?poca de reconversiones, reingenier?as e inseguridad laboral, la formaci?n se suele considerar una amenaza, no una parte natural y esencial del empleo.

El concepto del aprendizaje continuo a lo largo de toda la vida a?n no ha arraigado. La aut?ntica recompensa de la formaci?n se produce cuando los empleados empiezan a orientarse hacia el interior, no hacia el exterior, en lo que respecta a la mejora y la productividad. Se supone que piensan con ilusi?n en los programas de formaci?n porque desean formarse y desean mejorar, no porque tengan la obligaci?n de formarse.

Hasta entonces, los responsables tendr?n que adoptar algunas medidas para conseguir sesiones de formaci?n que cumplan los requisitos del sector. Una de las m?s importantes es definir con claridad los objetivos que va a lograr el participante con la formaci?n, es decir, indicarle qu? va aaprender y para qu? le va a servir.

[ Elaborar un plan ]

Tanto si se trata de una nueva pol?tica como si se trata de un nuevo procedimiento, una actualizaci?n t?cnica o una necesidad de modernizar las capacidades, hay que tomarse en serio la formaci?n. Para preparar una sesi?n eficaz de formaci?n, hay que comenzar con una evaluaci?n de las necesidades, con el fin de determinar lo que hace falta conseguir, y, despu?s, elaborar un plan que incluya los objetivos.

Los an?lisis de costes y beneficios son una parte importante del plan, pero, por lo general, los beneficios de la formaci?n se subestiman. Evidentemente, para que tenga ?xito, es necesario que el programa de formaci?n cuente con el pleno apoyo del equipo directivo; por tanto, si da la impresi?n de que ?ste considera que se trata de un despilfarro de recursos, ?qu? clase de actitud cabe esperar de los participantes?

Una vez que el plan est? en marcha y antes de que los empleados asistan a la formaci?n, los participantes deben comprender completamente los objetivos del programa y los resultados que debe obtener.

Como se?alaba en una ocasi?n un empleado: «En mi empresa tenemos sesiones de formaci?n constantemente, pero, en realidad, nadie sabe lo que se supone que estamos aprendiendo».

Las sesiones de formaci?n deber?an comenzar con un «bloque mental» con el fin de preparar a los participantes para la informaci?n que van a recibir: Podr?a adoptar la forma de pregunta o de ejercicio que desarrolle el inter?s por lo que se va a exponer.

Por ejemplo, el profesor podr?a empezar diciendo algo as?: «?Hasta qu? punto le gustar?a decir ?Adi?s? a la monta?a de papeles que se apila sobre su mesa cada d?a?». En ese momento, para conseguir a?n m?s efecto, podr?a tirar una monta?a de papeles a una papelera.

Los participantes tienen que conocer los objetivos y las metas del programa de formaci?n. La empresa necesita compartir su visi?n ?los resultados que espera obtener de la formaci?n? con los profesionales, pero los grandes objetivos deben dividirse en metas m?s peque?as y alcanzables.

Pensemos en el ejemplo siguiente: «Estamos tratando de reducir los costes y mejorar la productividad. Necesitamos que ustedes nos ayuden a conseguir este objetivo. Pensamos que este nuevo software ser? un elemento esencial para el ?xito. Por ese motivo est?n hoy aqu?.

Nuestro primer sub-objetivo es ayudarles a conseguir un elevado grado de dominio de este paquete de software». Una r?pida determinaci?n de las expectativas, desde el primer momento, evitar? que los participantes se vayan confusos y, por tanto, insatisfechos, lo cual resulta sin lugar a dudas contraproducente.

[ Determinaci?n de expectativas ]

Las expectativas de la sesi?n de formaci?n no deben ser imprecisas o subjetivas; adem?s, los objetivos tienen que ser claros y susceptibles de medici?n. «Cuando avancemos, entender?n ustedes…», «se familiarizar?n con…» o «apreciar?n…» son todos ejemplos de objetivos que no se pueden medir. ?C?mo se puede evaluar objetivamente «entendimiento», «familiaridad» o «apreciaci?n»?

Podr?an citarse como objetivos m?s susceptibles de medici?n los siguientes: «Al finalizar la formaci?n, ustedes podr?n calcular los flujos de efectivo a partir de actividades de explotaci?n, inversi?n y financiaci?n; calcular las desviaciones presupuestarias; ofrecer an?lisis de gastos…». Si la persona puede realmente hacer esas cosas, la sesi?n de formaci?n habr? tenido ?xito.

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